Alles wat jij nodig hebt voor je volgende videoconferentie

Videoconferenties is iets wat we de afgelopen tijd ontzettend toe hebben zien nemen. Dit is niet gek als je je bedenkt dat we allemaal massaal thuis zijn gaan werken tijdens de COVID-pandemie. Maar ook nu deze voorbij is, zien we nog steeds een groei in het aantal videoconferenties en presentaties bij bedrijven. Het lijkt erop dat bedrijven steeds meer de voordelen zien in het nieuwe hybride werken. En vooral bij een videoconferentie zijn dit er veel.

De voordelen van een videoconferentie ten opzichte van een ”live” conferentie:

Het organiseren van een videoconferentie draagt minder kosten met zich mee dan een traditionele conferentie. Zo hoeven er geen locatie of grote ruimten, geen catering en geen verblijfplek voor gasten geregeld of geboekt te worden. En dit zijn pas een paar van de kostenposten die komen kijken bij het organiseren van een conferentie. Bij een videoconferentie vallen al deze kosten weg, wat het ook voor bedrijven met een minder groot budget makkelijk maakt om videoconferenties te organiseren.

Er hoeft minder georganiseerd te worden

Doordat alles rondom locatie wegvalt, is er ook minder om te organiseren. Dit maakt het organiseren van een videoconferentie veel efficienter, en ook minder stressvol.

Gasten hoeven niet meer van ver te komen

Weet je nog hoe het een paar jaar geleden ging? Je werd uitgenodigd voor een conferentie, en je moest om deze bij te wonen afreizen naar de locatie waar deze gehouden werd. Het gevolg: een lange reistijd plus tijd bij de conferentie zelf, waar je je werk niet bij kon houden. Hierdoor moest je de dagen na de conferentie vaak nog wel eens overwerken om de achterstand in je werk weg te werken. Met een videoconferentie is dit gelukkig niet meer het geval! Het bespaard je erg veel tijd, en je kunt deze ook veel efficiënter indelen.

Waar rekening mee te houden bij het organiseren van een videoconferentie

Hoe groot is de conferentie eigenlijk

Organiseer jij video conference voor grote of kleine groepen? Dit is heel belangrijk om van tevoren in kaart te brengen, dit geeft je namelijk een eerste idee van hoe je de video conference het handigst kunt organiseren. Voor een grote conferentie zul je eerder kiezen voor een livestream met software die veel opties en extra producten biedt, voor een kleinere zul je eerder kiezen voor een simpelere met bijvoorbeeld software zoals Microsoft teams.

Ook zul je bij een grotere conferentie vaak gebruik maken van een extra camera of meerdere camera’s, speakers, hoge kwaliteit geluid en hoge beeldkwaliteit. Al deze extra accessoires zorgen ervoor dat een video conference er professioneel en gelikt uitziet. Voor een kleine conferentie is dure accessoires, software en camera’s vaak niet nodig. Vaak is een webcam met een goede camera en microfoon met eventueel een simpele software zoals Microsoft teams of een simpele livestream dan meer dan voldoende.

Hoeveel sprekers geven een presentatie

Als je een video conference organiseert waar meerdere sprekers een presentatie gaan geven is dit ook iets om rekening mee te houden. Misschien is het nodig (als alle sprekers op dezelfde plek moeten zijn) om een vergaderruimte te boeken of meerdere camera’s te gebruiken zodat er ook van een andere kijkhoek gefilmd kan worden.

Als alles op afstand is, moet er een schema gemaakt worden wie welke presentatie geeft en wanneer. Ook is het handig om van tevoren te controleren of de sprekers allemaal een goede webcam hebben met een microfoon die een goede geluidskwaliteit heeft. Ook is het belangrijk om software te regelen zodat er geregeld kan worden dat de presentator groot in het beeldscherm van alle gasten komt. Deze technologie wil je allemaal op orde hebben voordat de conferentie van start gaat.

Welke software gebruik je

Zoals al eerder genoemd, ga je gebruik maken van een livestream, een studio-opname of van een software voor videobellen? Als je weet wat je gaat doen, en welke technologie en digitale producten je hiervoor nodig hebt kun je de rest veel makkelijker organiseren. Weet je dit allemaal niet van tevoren, dan wordt niet alleen het organiseren stressvol, maar ook de dag van de conferentie.

Een goede verbinding

Misschien wel een van de belangrijkste onderdelen van een online event, de (internet) verbinding. Niks is zo vervelend als veel pijn en moeite steken in het organiseren van een streaming, om deze vervolgens in het water te laten lopen omdat de internet verbinding uitvalt. Zorg er daarom voor dat je op een plek bent waar je goede verbinding hebt, of waar je aan kunt sluiten op het netwerk. Zo kom je niet voor nare onverwachte verrassingen te staan.

Wat verwacht je publiek

Dit kun je voor een groot deel zelf in de hand houden, en dit doe je al tijdens de organisatie van je videoconferentie. Dit doe je door goed te communiceren wat de grootte van het online event is, door een tijdsindeling door te geven waarop duidelijk aangegeven staat hoeveel sprekers er zijn, wanneer zij een presentatie geven en wat het onderwerp is. Ook als er veranderingen zijn in de tussentijd, communiceer je dit.

Op deze manier houd je de verwachtingen van je publiek in de hand, want het succes van je videoconferentie is afhankelijk van de mening van je publiek.

Wil je je publiek een opname van het event bieden nadat deze is afgelopen?

Omdat veel online events, webinars en videoconferenties tegenwoordig een opname achteraf aanbieden zijn mensen dit ook een beetje gaan verwachten. Hier zul je voor hele kleine events meestal geen rekening mee te houden houden, maar het wordt meestal toch heel erg op prijs gesteld. Daarom is het ook handig om te overwegen een opname te maken van het event, en deze na afloop te delen je publiek. Zorg ervoor dat deze opname helder geluid én een goede beeld resolutie heeft.

Welke apparatuur heb je allemaal nodig

Zoals al eerder genoemd, ga je gebruik maken van een livestream, een studio-opname of van een software voor videobellen? Als je weet wat je gaat doen, en welke technologie en digitale producten je hiervoor nodig hebt kun je de rest veel makkelijker organiseren. Weet je dit allemaal niet van tevoren, dan wordt niet alleen het organiseren stressvol, maar ook de dag van de conferentie.

De verschillende vormen van conferenties

Er zijn tegenwoordig zelfs volledige vormen van videoconferencing waarbij er camera’s zijn die ook vanuit een andere kijkhoek filmen, een microfoon of headset van hoge kwaliteit en professionele video software. Dit kun je vergelijken met volledige, professionele tv-uitzendingen. Zo ver zijn grote bedrijven al met hun videoconferencing.

De middenmoot hierin is het organiseren van een streaming met een camera of meerde camera’s, een goede microfoon of speakers voor de sprekers en waarbij kijkers vragen kunnen stellen aan de sprekers. Hierbij wordt vaak een vergaderruimte geboekt, waarvan uit de sprekers hun presentatie geven.

De kleinste vorm is een basic vorm van videoconferencing, waarbij er gebruik gemaakt wordt van digitale software zoals Zoom of Teams. Hierbij geven sprekers een presentatie vanuit huis, en vanuit hun eigen pc of laptop. Wel wil je er hier alsnog voor zorgen dat accessoires zoals webcam en microfoon van goed genoege kwaliteit zijn. Je wil natuurlijk wel dat mensen het hele event kunnen volgen!

Hoe groot de conferentie gaat worden is afhankelijk van een paar zaken.

Wat is het doel

Dit is de eerste factor. Als je een webinar organiseert, zal dit stukken kleiner zijn dan een conferentie van meerdere dagen. Zo ook als je een kleine conferentie organiseert in vergelijking met een grotere.

De grootte van het bedrijf

De grootte van het bedrijf is hier ook een factor in. Je zult bij een multinational veel grotere online events zien dan bij een kleiner bedrijf.

Het beschikbare budget

Je zult van je leidinggevende of management ook een budget krijgen om het event te organiseren. Met dit budget zul je het moeten doen, en dit beperkt of vergroot je mogelijkheden.

Onze producten voor jouw volgende videoconferentie

Hier onze favoriete producten voor het organiseren van een livestream of online event:

Webcam

Een goede webcamera is samen met audio toch echt wel één van de basics. Als de beeldkwaliteit niet goed is, haken je kijkers binnen no-time gegarandeerd af. Als je een conferentie volledig online host of vanuit kleine vergaderruimtes, is een goede webcam meestal al voldoende.

Klik hier voor ons aanbod in webcams

Camera

Je kunt ook kiezen voor een losse camera. Het voordeel hiervan is dat een losse camera vaak betere beeldkwaliteit biedt dan een webcam. Met een ”gewone” camera kan de beeldkwaliteit zelfs oplopen tot 4k ultra hd! Camera producten die 4k ultra hd bieden, geven je kijkers de ervaring alsof ze bij je in de kamer aanwezig zijn: zo scherp is het beeld!

Onze favoriete conference camera:

De Meeting Owl Pro is de perfecte camera voor elk online event! Meer weten over wat deze geweldige camera jou allemaal kan bieden? Klik dan hier!

Headset

Als je een kleiner event organiseert, zijn wat meer simpele producten vaak prima. Je ziet bij kleinere conferenties vaak dat sprekers gewoon gebruik maken van hun headset. Wel is het dan belangrijk dat ze er één gebruiken waar een goede microfoon in zit.

Lees hier meer over onze headsets

Luidsprekers

We zeiden het al eerder, beeld en audio zijn de basics voor een geslaagde videoconferentie. Als de audio niet goed is, haken kijkers (net als met slecht beeld) snel af. En als ze niet afhaken zul je het zeker terug horen na de conferentie. Dit is waarom het belangrijk is om ervoor te zorgen dat je of goede luidsprekers of een goede speakerphone gebruikt.

Onze favoriete speakerphone op dit moment

Wij zijn helemaal fan van de EPOS EXPAND Capture 5! Deze intelligente luidspreker kan tot 10 stemmen herkennen door middel van geavanceerde voice recognition, en automatich een transcript maken van elke meeting. Notuleren is hiermee verleden tijd!

Al onze audio producten

Ben je benieuwd naar ons volledige audio aanbod? Klik hier voor al onze audio conferentie producten.

Kun je wat hulp gebruiken bij het organiseren van jouw event?

Wij kunnen samen met jouw bespreken wat de beste optie is voor jouw volgende videoconferentie wat betreft producten en accesoires. Ook kunnen we advies geven over welke producten ervoor zullen zorgen dat jij optimaal geluid, goede resolutie op iedereens beeldscherm hebt en waar je rekening mee moet houden bij het organiseren van jouw online event. Benieuwd naar waar wij je mee kunnen helpen? Neem contact op met ons voor een maatwerk oplossing!

Hebt u vragen over de werkplekinrichting bij u op kantoor?

Wij bieden vele oplossingen op het gebied van de inrichting van uw werkplek(ken). Hebt u vragen, of hulp nodig bij het inrichten van uw werkplekken? Wij adviseren u graag!